10 idėjų darbo efektyvumui pagerinti

Turbūt kiekvieno gyvenime yra buvę akimirkų, kai atrodo, kad darbas tapo vienu dideliu chaosu, kuriame nebeįmanoma surasti jokio efektyvumo. Pasikeitus darbo pobūdžiui, mano kasdieniniams darbams, tikslams ir net ateities vizijai, toks chaosas atsirado ir pas mane. Dar kurį laiką bandžiau su tuo gyventi, nes maniau, kad galbūt tai ir turi būti dalis mano kasdienybės – truputis “meniško chaoso”. Na, bet tai išaugo į nebesuvaldomą begalybę ir nusprendžiau, kad laikas viską šiek tiek sustyguoti. Darbas ėmė vykti efektyviau ir pagaliau diena plaukė ta tėkme, kuria buvo planuota. Kviečiu kartu patyrinėti 10 dalykų, kurie padėjo pagerinti darbo efektyvumą:

1. Susikurkite motyvuojantį rytinį ritualą. Atsikėlę ryte, išsirinkite drabužius darbo dienai, kurie jums patinka ir kelia pasitikėjimą savimi. Tas pats galioja ir šukuosenai, makiažui ir net aksesuarams. Atrodo, kad tai tik smulkmenos, tačiau iš tikrųjų visas šis ritualas padeda įvažiuoti į dienos ritmą visai kitokios savijautos. Pabandykite pastebėti kokį kiekį motyvacijos suteikia vėlyvas išsimaudymas, dalies darbų atlikimas vilkint nemėgstamus drabužius ar tebevilkint chalatą (jeigu dirbate namuose). O po to išbandykite rytą pasipuošus mėgstamiausia suknele ar kostiumu, plaukus sutvarkius, rodos, idealiai ar makiažui skyrus kelias minutes daugiau bei pasikvėpinus mėgstamiausiais kvepalais. O galbūt ryte jus labiausiai įkvėpia rytinis pasivaikščiojimas po pievas su augintiniu? Ar galbūt daugiausiai ryte lemia sotūs pusryčiai? O gal rytinė mankšta? O gal tvarkinga darbo vieta? Susikurkite savo rytinį ritualą taip, kad prie darbo stalo atsisėstumėte aukštai pakelta galva, vikriai judančiais pirščiukais ir svarbiausia – su užtikrinta šypsena veide.

2. Valgykite! Pati turiu šiokią tokią problemą, kurią paskutiniu metu bandau pašalinti iš savo gyvenimo – taip panyru į atliekamą darbą, kad užmirštu pavalgyti. Tuomet staiga pradeda kristi darbo produktyvumas, subjura nuotaika, gyvenimas, atrodo, ima prarasti spalvas ir įgauti tik pilkus tonus. O tuomet susimąstau kas gi nutiko ir suprantu, kad jau vakaras, o aš nei kasnio burnoje neturėjau! Pastebėjusi, kad tai jau tampa kasdieniu įpročiu, alinančiu mano organizmą bei mažinančiu motyvacijos rezervuarus, ėmiausi priemonių. Dabar turiu paskyrusi tam tikras valandas, kurių metu stengiuosi pusryčiauti, pietauti bei vakarieniauti. Ir ne prie darbo stalo! Šios pertraukėlės tapo akimirkomis, kuomet darbą šaltakraujiškai nutraukiu, einu į parduotuvę ir šį tą pasigaminu. Pastebėjau dar vieną to pliusą – tuo metu kai gaminu, valgau, plaunu indus ar einu į parduotuvę, turiu marias laiko apmąstyti, kaip darbą, kuris dar yra likęs, atliksiu. Kadangi mano darbas yra susijęs su kūryba, dažnai šių pertraukėlių metu kyla įvairiausių idėjų, sprendimų kilusioms problemoms ir kt.

3. Darbingiausiu dienos metu atlikite pačias svarbiausias užduotis. Man ir, manau, daugeliui kitų, darbingiausias laikas yra rytas. Dažnas šiuolaikinis žmogus turi įprotį ryte atsikėlus eiti prie kompiuterio ir patikrinti pašto dėžutę, asmeninį puslapį, “Facebook” paskyrą ir kt. Atrodo, kas čia blogo geriant arbatą dar vieną kitą “darbą” padaryti? Tragiška klaida. Rytą pradėdami nuo tokių dalykų tikrinimo, savo produktyviausią laiką savanoriškai atiduodate visiškai menkiems darbams, neturintiems jokios didelės vertės. O tuomet, produktyvumui jau nukritus, sėdate prie pačių svarbiausių užduočių. Jeigu taip dirbate ir jūs, laikas savo pasaulį apsukti 180 laipsnių.  Bent pirmą darbo valandą iš ryto neatidarinėkite savo pašto dėžutės, įvairių socialinių tinklapių paskyrų, “Skype” programos ir panašių dalykų. Aš, asmeniškai, praktikuoju jų neatidarymą tol, kol neatliktos visos svarbiausios dienos užduotys. Visa tai, tarsi skaniausio gabalėlio palikimas desertui. Svarbiausias ir nemaloniausias užduotis atlieku tada, kai esu stipriausia, labiausiai motyvuota ir budri, o po to, ne tokiu produktyviu metu lieka tik smulkios ir jau nebe sudėtingos užduotys.

4. Neatidėliokite nemalonių darbų. Turbūt kiekvienas iš mūsų turime tokių darbų, kuriuos atidėliojame diena iš dienos ir darome viską, kad tik jų išvengtume. Dažniausiai tokie darbai reikalauja daug laiko, yra didelio mąsto, neturi nustatytos užbaigimo datos, dėl to galima sau leisti tokią prabangą – atidėlioti. Neretai tokie darbai dėl šios priežasties niekada ir neišvysta dienos šviesos.  Produktyviausiu dienos metu (mano atveju – ryte), ženkite vieną žingsnį, kuris yra reikalingas tam darbui atlikti. Nei daugiau, nei mažiau.  Sekančią dieną dar vieną ir taip kasdien. Anksčiau ar vėliau šis darbas bus pabaigtas. Kitu atveju, savo sveikatą eikvosite vidine graužatimi dėl to, kad taip ir neprisiverčiate jau kuris laikas padaryti to, kas yra reikalinga. Arba tokius darbus atlikinėsite pačius paskutinius ir paskutinę minutę, taip vėl gi eikvodami tiek savo sveikatą, tiek nervus, tiek motyvaciją. Kiekvienas gali pasirinkti, kas jam priimtiniausia, tačiau rekomenduoju kiekvienos dienos rytą žengti po vieną žingsnį – tai ne taip skausminga, greita ir efektyvu.

5. Darykite 5 minučių pertraukėles. Labai dažnai dirbame be sustojimo, kol pabaigiame vieną ar kitą dalyką, o tada būname jau tokie išsekę, kad rankos nebekyla prie kitų suplanuotų darbų. Būtina kas tam tikrą laiko tarpą padaryti bent 5 minučių pertraukėles. Per jas reikia atsitraukti nuo kompiuterio ar kitos savo darbo vietos ir užsiimti absoliučiai priešinga veikla. Rašydama daug laiko praleidžiu prie kompiuterio, tad per pertraukėles stengiuosi padūkti su šuniu, pasigaminti užkandžių ar užsiimti kokia nors kita fizine veikla. Kartais užtenka tiesiog šiukšles išnešti į lauke stovinčius konteinerius ir jau akyse prašviesėja! Sugalvokite ir jūs, kaip save prablaškyti per 5 minučių pertraukėles, kad jos būtų absoliučiai kitokio pobūdžio nei darbas ir jums naudingos.

6. Pasakykite laiko vagims “NE”. Ar dažnai tenka nutraukti darbą dėl suskambėjusio telefono, naujo atnaujinimo “Facebook” paskyroje, naujos žinutės nuo draugės “Skype” programoje, dėl netikėtai įėjusio kolegos ar ko kito? Tai yra trukdžiai, kurie iš pirmo žvilgsnio yra tarsi mažas pyragėlio kasnis su pažadu paragauti tik tiek. Juk žinote kas būna, kai atsikandi tik gabalėlį? Taip, nusprendi, kad anokia čia bėda, jei suvalgysi viską dabar. Taip ir su visais mūsų darbo trukdžiais. Jie yra didelė bėda, kuri įvilkta į skanaus pyragėlio kostiumą. Kai dirbate (jeigu jūsų darbas nėra susijęs su minėtais trukdžiais), viską, kas yra nereikalinga išjunkite. Ir nesitenkinkite tiesiog išjungdami, pavyzdžiui, “Facebook” puslapio langą – atsijunkite nuo savo paskyros! Nes netyčia užėję į tą puslapį, akimirksniu vėl imsite tikrinti naujausius įvykius, o būdami atsijungę, to išvengsite. Skambučius atmeskite (jeigu jie nėra itin didelės svarbos). Netikėtai užsukusiems žmonėms taip pat pasakykite, kad patys užeisite ar susisieksite vėliau. Nes bet koks trukdis, kuriam pasiduodate, iš karto sumažina jūsų produktyvumą. Tai – tarsi įkristi į griovį, iš kurio išsikapanoti reikės nemažo ir papildomo kiekio jėgų.  Kam jums to reikia?

7. Paskirkite laiką laiškams, skambučiams ir susitikimams išmintingai. Dabar, kai turite jau kalną neatsakytų laiškų, skambučių ir kt., reikia imtis tvarkyti juos. Darykite tai tik tam tikru laiku, kurį esate pasiskyrę. Taip pavieniai laiškai ar skambučiai jūsų neblaškys, o jiems dėmesį paskirsite tik jūsų pasirinktu laiku ir jau tam susikoncentravę bei morališkai pasiruošę. Tai gali būti valanda per dieną, dvi, trys – kiek jums reikia. Galite net gi palenktyniauti pats su savimi ir pasiskirti kiek mažiau laiko negu reikia! Nes kartais tikrai per daug planuojame ar galvojame prieš paskambindami, kartais per daug galvojame ir prieš rašydami laiškus. Neužsižaiskite su tuo.
Aukštesnes pareigas užimantys žmonės ar turintys daug veiklų yra pakankamai užimti. Tačiau net ir jų tarpe yra tokių, kurie savo laiką švaisto nereikalingiems susitikimams. Pati vis dažniau gaunu laiškų su pasiūlymais susitikti. Kartais tie laiškai yra tikrai pagrįsti, susiję su bendradarbiavimu, naujais projektais, darbu ar bet kuo kitu, kam aptarti tikrai yra reikalingas susitikimas. Tačiau būna ir tokių siūlymų susitikti, kai norima tiesiog “padiskutuoti”. Gavusi tokius laiškus, iškart klausiu žmogaus koks būtų susitikimo tikslas. Dažniausiai po to gaunu kone įsižeidusių žmonių laiškus dėl to, kad tarsi nenoriu su jais susitikti ir bandau susitikimą kaip nors atšaukti. Iš tikrųjų, nebeturiu tiek laiko, kad galėčiau kiekvienam skaitytojui skirti susitikimą tam, kad padiskutuočiau apie gyvenimą. Tai, kaip matote, nėra lengva, nes tikrai atsiranda įsižeidusių ir nesuprantančių žmonių. Tačiau tam yra sprendimas – kodėl nepadiskutavus laiškais, su “Skype” pagalba ar kokiu kitu elektroniu būdu. Taip laikas būtų sutaupomas ir paskirtas tada, kai leidžia galimybės. Labai dažnu atveju žmonės tiesiog nesupranta, kad per kelias valandas skirtas vienam, jūs galite atlikti darbą, skirtą  tūkstančiams. Taigi, išmintingai skirti reikia ne tik laiką el. laiškams bei skambučiams, bet ir darbo susitikimams.

8. Filtruokite jums prasmingą ir beprasmę aplinkinių nuomonę. Kartais susiduriu ir su šia problema, bet džiaugiuosi, kad jau pradedu ją kiek valdyti. Gavusi kokį nors pasipiktinusį, perpildytą emocijomis ir neargumentuotai kritikuojantį laišką/ komentarą imu save kankinti įvairiais klausimais. Žudau savo motyvaciją ir produktyvumą beprasmišku bandymu suprasti tą žmogų. Ieškau klaidų tame, ką darau, klausinėju apie tai draugo ar kurios nors draugės (taip beprasmiškai trukdydama ne tik savo, bet ir jų laiką). Išeitis iš to yra. Dabar nuo tokių dalykų stengiuosi tiesiog atsiriboti, juos ignoruoti arba nuleisti juokais. Man svarbi yra tik argumentuota ir pagrįsta nuomonė. Taip pat artimųjų nuomonė ir žmonių, kurie aptariamoje temoje yra geresni už mane. Taip padidinu savo darbo efektyvumą, nes nebeskiriu savo laiko žmonėms, kurie nebrangina jo savo neapgalvotais pasisakymais. Rekomenduoju ir jums pamąstyti ar neskiriate savo laiko, nervų ir sveikatos tokiems žmonėms.
Yra ir kita įvairiausių atsiliepimų pusė – jų būna ir gerų. Šiuos geriausia yra sudėti į vieną failą ar kokią kitą vietą, kur, pritrūkus motyvacijos ar idėjų, galėtumėte visada sugrįžti. Argumentuota kritika padės tobulėti, paskatinimai – eiti pirmyn.

9. Kiekvieną dieną tobulėkite savo srityje. Produktyviausios paskaitos universitete man būna tos, kurios yra susijusios su mano darbu. Tuomet išgirstas žinias iškart rašausi kaip idėjas ateičiai, sprendimus problemoms ir t.t. Kasdien paskaitykite arba išklausykite paskaitą apie bent vieną dalyką, kuris padėtų patobulėti jūsų srityje. O gautas žinias iškart sugalvokite kaip pritaikyti dabar pat, kitaip jos ir liks tik žiniomis. Pamatysite, kaip netrukus kils vis daugiau įvairių idėjų bei naujų sprendimų, kurie dar labiau padidins jūsų efektyvumą.

10. Planuokite savo laiką. Pabaigai rekomenduoju planuoti savo laiką, nes tai yra vienas iš svarbiausių dalykų jūsų efektyvumui. Dienos pabaigoje paimkite dienotvarkę ar atsidarykite kokią nors laiko planavimo el.programą.  Visus darbus suskirstykite prioritetais. Aš tam naudoju dviejų spalvų rašiklius. Raudonu surašau darbus, kurie yra patys svarbiausi ateinančiai dienai, o oranžiniu – ne tokius svarbius. Sekantį rytą pradedu nuo raudonai pažymėtų darbų, o tai reiškia, kad jeigu ko nors ir nespėsiu iš viso sąrašo, tai bus darbai, kuriuos galiu perkelti nors ir į kitą dieną. Taip pat turėkite galvoje, kad visiškai normalu neatlikti visų suplanuotų darbų. Jūs esate žmogus, ne robotas. Tačiau nepiktnaudžiaukite tuo, nes neatlikti darbų galima tik tiems, kurie jų suplanavo tikrai daug! :)
Planuodami pasirūpinkite, kad diena nebūtų vien tik užgriuvusių darbų lavina. Tegu tarp planų atsiranda ir šis tas malonaus, susijusio su dvasine bei fizine sveikata, laisvalaikiu, visuomeniniais dalykais ir asmeniniais santykiais. Taip dieną praleisite tikrai pilnavertiškai.
Kai bent vieną dieną pabandysite dirbti planuojant laiką, vakare paklauskite savęs: “Ką galėjau padaryti geriau? Kur kažką padariau ne taip? Kurie darbai atneša daugiausiai vertės, o kurie mažiausiai?”. O tuomet sekančią dieną planuokite, (nereikia) jau ištaisydami tas klaidas ir pirmu prioritetu rašydami darbus, kurie teikia daugiausiai vertės darbui.

Post Scriptum
Tikiuosi, kad keletas mano atradimų taps vienu kitu atradimu ar priminimu ir jums! O dabar einu savo darbo erdvėje, matomoje vietoje užsikabinti raštelį su šiais 10 punktų, kurie visai nesudėtingai ir toliau padės dirbti daug efektyviau:  

Rytinis ritualas

Maistas

Ryte – svarbiausi darbai

Darbai neatidėliojami

5 minučių pertraukėlės

Laiko vagims “ne”

Paskirtas laikas laiškams ir skambučiams

Aplinkinių nuomonės filtravimas

Tobulėjimas kiekvieną dieną

Laiko planavimas

Kilo minčių skaitant? Ką nors jau išbandėte? Pasikalbam komentaruose :)

Iveta

Kiti įrašai apie savęs realizavimą darbe:
Svajonių darbo kambarys
10 idėjų darbo vietos patobulinimui
Save realizuoti nėra lengva, tačiau norint būti laimingu – tai būtina

5 komentarai

  1. pridėčiau dar vieną dalyką – visiškas susikoncentravimas ir atsidavimas vienai konkrečiu metu atliekamai smulkmenai, žingsneliui. labai padėjo man kažkada šitas – http://www.sinkevicius.net/tag/atideliojimas/ – įrašas apie tai. na, o čia aprašytas pirmas patarimas tai visai man netinka :) gal netgi geriau dirbasi su chalatu ar treningais, nes įsijautus į darbą nelabai girdžiu, matau ar suprantu, kas aplink dedasi ir tada svarbiausia tampa tiesiog patogumas. kurio mėgstama suknelė ar makiažas tikrai neprideda :)

  2. Labai puiki tema ir patarimai. Man asmeniškai labai trukdo disciplinos trūkumas. Todėl irgi aplink prisiklijavau raštelių primenančių, kas svarbu, o kas ne. Ant kompiuterio ekrano turiu užrašą: Aš stipresnė, nei mano silpnybės, nes dažnai darbo metu pradedu užsiiminėt ne tuo kuo reikia. Dabar labai stengiuosi su tuo kovoti ir tas raštelis mane dažnai sulaiko. Reikia labai daug valios būti organizuotu ir disciplinuotu, bet rezultatai atsiperka. :)

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *